ENTWURF – anwaltlich zu prüfen, nicht rechtsverbindlich. Dieser Text ist an marktüblichen Bedingungen für B2B-Software-as-a-Service orientiert und für die anwaltliche Prüfung vorbereitet. Die getroffenen Regelungsentscheidungen sind in CHECKLISTE-ANWALT.md, Abschnitt B, aufgeführt.Anbieter: Roding Software Solutions UG (haftungsbeschränkt), Schottstraße 11, 93426 Roding – Neubäu am See, vertreten durch Andreas Braun (nachfolgend „Anbieter").
Stand: 6. September 2026
(1) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software SUBZERT und des Zusatzmoduls SubServe (zusammen „Software"), die der Anbieter als Software-as-a-Service über das Internet bereitstellt.
(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mit der Bestellung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.
(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
(1) SUBZERT ist eine Web-Anwendung zur Verwaltung von Nachweisen (z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Freistellungsbescheinigungen, Versicherungsnachweise) von Subunternehmern des Kunden, zur Überwachung von Fristen, zur Anforderung von Nachweisen bei Subunternehmern über ein Self-Service-Portal und zur Erstellung von Berichten und Nachweisübersichten.
(2) SubServe ist ein zubuchbares Modul, das hochgeladene Firmen-Nachweise mithilfe eines KI-Dienstes automatisch auswertet (Dokumententyp, ausstellende Stelle, Ablaufdatum) und die Ergebnisse zur menschlichen Prüfung vorlegt. Personenbezogene Dokumente (z. B. Ausweiskopien, Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnisse, A1-Bescheinigungen) werden systemseitig von der KI-Auswertung ausgeschlossen.
(3) Der konkrete Leistungsumfang (Tarifgröße, Anzahl aktiver Subunternehmer-Akten, Mitarbeiterplätze, SubServe-Modul) ergibt sich aus der Bestellung und der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters.
(4) Die Software liefert Hinweise und Bewertungen auf Grundlage hinterlegter fachlicher Voreinstellungen. Sie ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung und nimmt dem Kunden nicht die Prüfung ab, welche Nachweise er im Einzelfall einzuholen hat. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die hinterlegten Pflichtenlisten für den Einzelfall vollständig oder ausreichend sind. Verantwortlich für die Auswahl der Nachweise, deren inhaltliche Prüfung und die daraus abgeleiteten Entscheidungen bleibt der Kunde.
(5) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software am Übergabepunkt (Ausgang des Rechenzentrums). Für die Verbindung des Kunden zum Internet und die Eignung seiner Geräte und Browser ist der Kunde verantwortlich.
(1) Die Darstellung der Software auf der Website ist kein verbindliches Angebot, sondern eine Aufforderung zur Bestellung.
(2) Mit dem Absenden der Online-Bestellung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Zugangs durch den Anbieter zustande, spätestens mit dem Zugang der Zugangsdaten beim Kunden. Bei Zahlung über den Zahlungsdienstleister erfolgt die Freischaltung nach Zahlungsbestätigung.
(3) Alternativ kommt der Vertrag durch Annahme eines individuellen Angebots des Anbieters über den dafür bereitgestellten Link zustande.
(4) Der Vertragstext wird vom Anbieter gespeichert. Der Kunde erhält die wesentlichen Vertragsdaten per E-Mail; die AGB sind jederzeit über die Website abrufbar.
(1) Der Vertrag hat eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten ab Freischaltung.
(2) Er verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht von einer Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.
(3) Die Kündigung bedarf der Textform (§ 126b BGB). Kunden mit Online-Abonnement können zusätzlich über das Kundenportal des Zahlungsdienstleisters kündigen (Anwendung → Einstellungen → Abonnement); die dort ausgesprochene Kündigung wirkt zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode.
(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung der Vergütung trotz Mahnung länger als 30 Tage in Verzug ist, die Software vertragswidrig nutzt (§ 7) oder trotz Abmahnung gegen wesentliche Pflichten aus diesem Vertrag verstößt.
(5) Ein Wechsel in eine größere Tarifgröße ist jederzeit möglich; die Differenz wird zeitanteilig für die restliche Laufzeit berechnet. Ein Wechsel in eine kleinere Tarifgröße ist zum Ende der laufenden Laufzeit möglich, sofern die Anzahl aktiver Akten und Plätze den kleineren Tarif nicht übersteigt.
(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf der Website ausgewiesenen Preise. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern auf der Website nicht ausdrücklich etwas anderes ausgewiesen ist. [STEUERAUSWEIS — bei Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) diesen Satz ersetzen durch: „Umsatzsteuer wird aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nicht gesondert ausgewiesen." Im Programm über KLEINUNTERNEHMER=1 umschaltbar.]
(2) Die Vergütung wird jährlich im Voraus für die jeweilige Laufzeit berechnet und ist bei Zahlung über den Zahlungsdienstleister (Stripe) sofort, bei Zahlung auf Rechnung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig.
(3) Zusatzleistungen (weitere Mitarbeiterplätze, zusätzliche Aktenpakete, SubServe-Modul) werden ab Freischaltung zeitanteilig für die restliche Laufzeit berechnet und danach mit der Jahresvergütung abgerechnet.
(4) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Ankündigung per E-Mail den schreibenden Zugriff auf die Software zu sperren, bis der Rückstand ausgeglichen ist. Der lesende Zugriff auf die eigenen Daten und der Datenexport bleiben während der Sperre möglich. Die Vergütungspflicht bleibt von der Sperre unberührt. Verzugszinsen und Ersatz weiteren Schadens richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften.
(5) Der Anbieter kann die Preise für die jeweils nächste Laufzeit mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten vor Laufzeitende in Textform anpassen. Übersteigt die Anpassung 5 % gegenüber dem bisherigen Preis, kann der Kunde den Vertrag innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Ankündigung zum Ende der laufenden Laufzeit kündigen; darauf wird in der Ankündigung hingewiesen.
(6) Rechnungen werden elektronisch übermittelt bzw. im Kundenportal des Zahlungsdienstleisters bereitgestellt.
(1) Der Anbieter stellt die Software mit einer Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel am Übergabepunkt bereit. Hiervon ausgenommen sind Zeiten geplanter Wartung, die der Anbieter nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (werktags 7–19 Uhr) durchführt und mindestens 48 Stunden vorher in der Anwendung oder per E-Mail ankündigt, sowie Ausfälle aufgrund höherer Gewalt oder aufgrund von Umständen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (z. B. Störungen des Internets außerhalb des Rechenzentrums, Angriffe Dritter trotz angemessener Schutzmaßnahmen).
(2) Der Anbieter pflegt und entwickelt die Software fortlaufend weiter. Er kann Funktionen ändern oder ergänzen, soweit der vertragliche Leistungskern erhalten bleibt und die Änderung dem Kunden zumutbar ist. Wesentliche Änderungen werden mit angemessenem Vorlauf angekündigt.
(3) Support erfolgt per E-Mail an die im Impressum genannte Adresse werktags (Montag bis Freitag, ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage) von 9 bis 17 Uhr. Reaktionszeit bei Störungen, die die Nutzung wesentlich beeinträchtigen: ein Werktag. Tarifabhängige Zusatzleistungen (z. B. Prioritäts-Support, Onboarding) ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.
(4) Der Anbieter sichert die Daten des Kunden täglich; die Sicherungen werden verschlüsselt und getrennt vom Produktivsystem aufbewahrt. Die Wiederherstellung aus einer Sicherung erfolgt auf Anforderung des Kunden im Rahmen des § 9.
(1) Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Software im vertraglich vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. Eine Nutzung für Dritte (z. B. als Dienstleistung gegenüber anderen Unternehmen) bedarf einer gesonderten Vereinbarung.
(2) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, gibt sie nicht an unbefugte Dritte weiter und informiert den Anbieter unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch. Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die über seine Zugänge vorgenommen werden, soweit er sie zu vertreten hat.
(3) Der Kunde ist für die von ihm und seinen Subunternehmern eingestellten Inhalte und Daten verantwortlich. Er stellt sicher, dass er zur Verarbeitung der Daten seiner Subunternehmer und deren Beschäftigter berechtigt ist, insbesondere dass die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind und die Betroffenen informiert werden. Er lädt keine Dokumente hoch, die er zur Erfüllung seiner Prüfpflichten nicht benötigt.
(4) Der Kunde darf die Software nicht rechtswidrig, missbräuchlich oder in einer Weise nutzen, die den Betrieb für andere Kunden beeinträchtigt; er darf keine Schadsoftware einbringen, keine Sicherheitsmaßnahmen umgehen und keine automatisierten Massenzugriffe durchführen, die über den bestimmungsgemäßen Gebrauch hinausgehen.
(5) Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer vom Kunden zu vertretenden rechtswidrigen Nutzung der Software oder auf von ihm eingestellten Inhalten beruhen, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung.
(1) Der Anbieter verarbeitet die vom Kunden in die Software eingestellten personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrags ist und dessen Geltung der Kunde mit der Bestellung bestätigt. Der AVV ist unter der Adresse /avv abrufbar.
(2) Hinweise zur Verarbeitung der Daten des Kunden selbst (Vertragsdaten, Nutzungsdaten) enthält die Datenschutzerklärung unter /datenschutz.
(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software die in der Leistungsbeschreibung genannten Funktionen im Wesentlichen erfüllt. Mängel beseitigt der Anbieter innerhalb angemessener Frist durch Fehlerbehebung oder Umgehungslösung.
(2) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an und unterstützt bei der Eingrenzung (Beschreibung, Zeitpunkt, Vorgehen).
(3) Eine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel (§ 536a Abs. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
(4) Bewertungen, Ampeln und Fristberechnungen der Software beruhen auf den vom Kunden und seinen Subunternehmern eingegebenen Daten. Für Fehler, die auf unrichtigen oder unvollständigen Eingaben beruhen, übernimmt der Anbieter keine Gewähr.
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei Übernahme einer Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
(2) Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, insgesamt höchstens auf die vom Kunden für das jeweilige Vertragsjahr geschuldete Vergütung.
(3) Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
(4) Bei Datenverlust haftet der Anbieter im Rahmen der vorstehenden Absätze nur für den Aufwand, der zur Wiederherstellung der Daten bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Anbieter erforderlich ist.
(5) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
(1) Mit Vertragsende endet das Nutzungsrecht. Der Kunde kann seine Daten bis zum Vertragsende und für weitere 30 Tage danach über die Exportfunktion der Anwendung (Einstellungen → Datenschutz → „Meine Daten exportieren") in einem maschinenlesbaren Format abrufen; hochgeladene Dokumente sind über die Anwendung abrufbar.
(2) Nach Ablauf dieser Frist wird das Konto zur Löschung vorgemerkt und einschließlich aller hochgeladenen Dokumente nach weiteren 30 Tagen endgültig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Anbieters entgegenstehen. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, seinen eigenen Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO, § 257 HGB) durch rechtzeitigen Export nachzukommen.
(3) Aus Datensicherungen werden die Daten spätestens 35 Tage nach der endgültigen Löschung überschrieben.
Die Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertrags erlangten Informationen über die jeweils andere Partei, die als vertraulich gekennzeichnet oder erkennbar vertraulich sind, vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Die Pflicht besteht für die Dauer von drei Jahren nach Vertragsende fort. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.
Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder technische Gegebenheiten erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung hingewiesen. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Regensburg, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(4) Vertragssprache ist Deutsch.